Za obračun plač navadno v podjetjih skrbijo v računovodskem oddelku. Za večja podjetja, ki svojega računovodskega oddelka nimajo, pa v poštev pride zunanja kadrovska agencija, ki poskrbi za obračun plač zaposlenih v določenem podjetju. Na ta način marsikatero podjetje del obveznosti prenese na zunanjega izvajalca, samo pa se lahko posveti svoji viziji in rasti. Poleg tega pa na ta način ohrani tudi tajnost podatkov, pravilnost izračunov in nižje stroške. Kakšne so prednosti najema zunanje kadrovske agencije za obračun plač si bomo ogledali v nadaljevanju zapisa.
Kaj spada pod obračun plač?
Plača je nadomestilo, ki ga mora podjetje plačati svojim zaposlenim za določeno obdobje opravljenega dela in na določen datum v mesecu. Običajno za obračun plač skrbi računovodstvo ali kadrovska služba podjetja.
Plače se vse pogosteje oddaja specializiranim podjetjem, ki se ukvarjajo z obdelavo plač, prejemki zaposlenih, zavarovanjem in računovodskimi nalogami, kot je davčni odtegljaj.
Plače so glavni strošek za večino podjetij in jih je skoraj vedno mogoče odbiti, kar pomeni, da se odhodki lahko odštejejo od bruto dohodka in tako znižajo obdavčljivi dohodek podjetja. Plačilna lista se lahko razlikuje od enega plačilnega obdobja do drugega zaradi nadur, bolniške in drugih spremenljivk.
Razumevanje plače
Obračun plač je postopek plačevanja zaposlenih v podjetju, ki vključuje spremljanje opravljenih ur, izračun plače zaposlenih in distribucijo plačil z neposrednim pologom na bančne račune zaposlenih. Vendar pa morajo podjetja opravljati tudi računovodske funkcije za evidentiranje plačilnih listov, odtegnjenih davkov, dodatkov, nadur, bolniškega časa in regresa. Podjetja morajo odložiti in zabeležiti znesek, ki ga morajo plačati državi za zdravstveno zavarovanje, socialno varnost in davke na brezposelnost.
Plača je sestavljena iz neto plače (tisti del, ki ga delavec dobi za opravljeno delo izplačanega na osebni transakcijski račun), dodatkov (prehrana in prevoz) ter davkov, ki jih plačujemo državi. Slednji gredo deloma na račun zaposlenega (bruto plača) in delom na račun delodajalca (bruto bruto plača).
Od bruto plače se odvajajo prispevki delavca, ki znašajo 22,10 %, in plačilo akontacije dohodnine. Ker pa prispevke plačujejo tudi delodajalci, moramo strošek bruto plače oziroma I. bruto povečati za 16,10 %, kolikor znašajo prispevki delodajalca.
Za obračun plač skrbi kadrovska služba podjetja ali računovodstvo
Najem kadrovske agencije za obračun plač
Mnoga srednja in velika podjetja za storitev obračunavanja plač najemajo zunanje kadrovske agencije, da bi poenostavili postopek, znižali stroške in povečali tajnost podatkov. Delodajalci spremljajo število ur, ki jih vsak zaposleni opravi, in te podatke posredujejo službi za obračun plač. Na dan plačila storitev obračuna plače izračuna bruto znesek, ki ga delavec dolguje na podlagi števila ur ali tednov, opravljenih v plačilnem obdobju, in stopnje plače. Služba od zaslužka odšteje davke in druge odtegljaje, nato pa plača zaposlene.
Prednosti uporabe profesionalnih storitev obračunavanja plač
Ena od glavnih prednosti storitev obračunavanja plač je njihova sposobnost izdelave različnih poročil, ki poenostavljajo računovodske postopke in pomagajo podjetjem zagotoviti, da so v skladu z zakonskimi in davčnimi zahtevami. Služba za obračun plač lahko vodi tudi evidenco o tem, koliko dopusta ali bolniške so zaposleni koristili.
Poleg tega pa vam lahko kadrovska agencija zagotovi tudi pomoč pri:
oddaji obveznih letnih poročil (letna dohodninska poročila, poročila o vzdrževanih družinskih članih in o vplačanih premijah dodatnega pokojninskega zavarovanja) oz. to delo prevzame nase. Tudi te je namreč potrebno pristojnim državnim institucijam do predpisanih rokov. In
izdelavi dodatnih poročil, ki vam olajšajo poslovanje in nudijo jasen vpogled v poslovanje podjetja.
Koraki pri obračunu plač
Pri obračunu plač je dobro slediti naslednjim korakom:
Nabor podatkov: Ko zaposlite novega zaposlenega, morate zbrati njegove podatke za obračun plače.
Izračun neto plače: Neto plača zaposlenega je njegova bruto plača minus davčni odtegljaji.
Nakazilo plače: Neto plačo zaposlenega morate nakazati na osebni transakcijski račun zaposlenega, skupaj s povračili (hrana in prevoz) in morebitnimi dodatki.
Plačilo davkov: prispevki za PIZ, prispevki za zdravstvo in zaposlovanje, za poškodbe, starševsko varstvo.
Bistvene komponente, ki jih je treba upoštevati pri obračunu plač
Pri izplačilu plače mora delodajalec upoštevati minimalno plačo, ki je določena z zakonom ali kolektivno pogodbo.
V procesu obračuna plač je veliko komponent. Razdelili smo jih v 10 točk, in sicer:
Osnovna plača: fiksni del plače.
Dodatek za delovno uspešnost in poslovno uspešnost: odvisna sta od uspešnosti zaposlenega oz. podjetja kot celote ter sta variabilna.
Dodatki za posebne pogoje dela: razporeditev delovnega časa (izmensko delo, delo za praznike, nadure ipd.). Višina se določi v nominalnem znesku ali odstotku od osnovne plače.
Dodatek na delovno dobo.
Povračilo stroškov v zvezi z delom: prehrana med delom, prevoz na in z dela, potni stroški za službena potovanja ipd.
Regres.
Minimalna plača: z zakonom predpisana plača.
Izhodiščna plača: najnižji znesek plače, ki ga lahko prejme delavec glede na stopnjo njegove izobrazbe in je določena s kolektivno pogodbi.
Neto plača: plača, ki jo delavec prejme na svoj transakcijski račun brez upoštevanja povračil stroškov v zvezi z delom (prehrana, prevoz, dodatki idr.).
Osnovna bruto plača: dogovorjena s pogodbo o zaposlitvi, brez dodatkov.
Bruto bruto plača: končni strošek delodajalca (bruto plača skupaj z vsemi dodatki, socialnimi prispevki delodajalca in povračilom stroškov v zvezi z delom).
Obračun plač zahteva spoštovanje strogih pravil in predpisov
Kadrovsko svetovanje za boljši pregled nad kadrovanjem
Obračun plač je zapleteno in dolgotrajno delo, ki zahteva spoštovanje strogih pravil in predpisov. Zahteva obsežno vodenje evidenc in pozornost do detajlov. Mnoga podjetja se odločijo, da bodo svoje funkcije obračunavanja plač prenesla v zunanje izvajalce ter si na ta način zagotovila kvalitetno in po pravili opravljeno storitev, sama pa se posvetila vsebinskim stvarem podjetja.
Podjetja, ki pri poslovanju potrebujejo pomoč zunanje kadrovske službe, se poleg obračuna plač poslužujejo tudi kadrovskega svetovanja, kar je bistveno za uspešno vodenje podjetja. Sem spada priprava kadrovskih dokumentov, kadrovanje in posredovanje dela ter zaposlovanje. Kadrovska agencija tako poskrbi za administrativne in pravne vidike določenega dela poslovanja vašega podjetja, vi pa se lahko posvetite viziji in nadaljnjemu razvoju.
